Ondervraag de werkgever: het telefoongesprek

Als je je echt goed aan het voorbereiden bent voor het schrijven van je sollicitatiebrief en cv en je de concrete stappen uit de strategie volgt, kom je er al snel achter dat er allerlei dingen zijn die je nog te weten wilt komen.

Dus altijd doen: grijp die telefoon!

Opbellen heeft veel voordelen en geeft veel nuttige informatie:

  • Jij kent de werkgever al beter en zij kennen jou.
  • Door te bellen laat je bovendien zien dat je een actieve en geïnteresseerde werkhouding hebt, een absoluut pluspunt voor een sollicitant/aanstaand werknemer.
  • En je hebt meer informatie en inspiratie voor je sollicitatiebrief en cv.

Weet je niet wie de contactpersoon voor je brief is, dan heb je al direct een hele goede reden om het bedrijf op te bellen. Als je je brief persoonlijk tot iemand kunt richten heb je een flinke voorsprong op alle medesollicitanten die de moeite om te bellen, niet nemen.

Vraag aan wie je inhoudelijke vragen kunt stellen en aan wie je je brief moet richten. Informeer dan meteen naar de juiste spelling van de naam, de voorletters, geslacht en eventuele titel van die persoon.

Probeer uit te vissen wie de eerste selectie zal doen. Is dit de personeelsafdeling of je mogelijk direct leidinggevende. In het tweede geval kun je in je brief waarschijnlijk veel dieper op vakinhoudelijke materie ingaan.

Tip:Een goed tijdstip om te bellen is aan het begin van de dag (tussen 8 en 9). Vergaderingen zijn nog niet begonnen. Je komt actief over (je bent al in de weer) en mensen zijn nog fris en uitgerust. Mensen zijn dan bovendien nog wat minder alert en “verdedigend” dan wanneer ze al met allerlei dagelijkse problemen bezig zijn geweest.

Voorbereiding

Een goede voorbereiding maakt dat eerste telefoongesprek een stuk gemakkelijker en efficiënter.

Noteer de vragen die je wilt stellen in de vorm van trefwoorden. Zo voorkom je dat je de vragen gaat oplezen en bevorder je een natuurlijk lopend gesprek.

Tip: Vind je het moeilijk om zo’n telefoongesprek te voeren? Bekijk dan eerst eens de voorbeeldvragen voor het eerste telefoongesprek ter inspiratie!

Het gesprek zelf

Pak dan de telefoon. Als je de juiste persoon te pakken hebt, zeg eerst “goedemorgen” of “goedemiddag” voor je je naam noemt. Dit lijkt misschien overdreven, maar het geeft de ander even een moment om zich in te stellen op jouw stemgeluid (man/vrouw/hard/zacht/accent of niet). Als je daarna je naam duidelijk noemt, wordt die véél beter onthouden.

Vraag vervolgens of het gelegen komt dat je belt voor antwoord op wat inhoudelijke vragen over de functie.

Tip: Voorzichtig mee zijn, maar als je contactpersoon er nog niet is, kan de telefoniste of secretaresse mogelijk een welwillende bron van handige informatie zijn (“Is er al vaak gebeld? Zijn er al kandidaten op gesprek geweest? Waarom is de vorige functionaris vertrokken?”)

Het telefoongesprek geeft je direct een beeld van de sfeer binnen het bedrijf. Wordt je vriendelijk en behulpzaam te woord gestaan? Moet je lang wachten voor er opgenomen wordt? Of is men heel koel en afstandelijk? En past zo’n formele zakelijke omgeving dan wel bij jou? Heb je een “klik”?

Doorvragen

Je hebt het recht op informatie vóór je solliciteert, dus als je het gevoel hebt geen duidelijke antwoorden te krijgen, vraag dan door. Leidinggevenden verwachten echt niet dat je alles weet, maar hebben een hekel aan werknemers die doen alsof ze iets begrijpen terwijl dat niet het geval is.

Dus als je je goed hebt voorbereid en ingelezen, maar de antwoorden zijn je nog niet duidelijk, zal ook de volgende vraag zeker worden gewaardeerd.

Voorbeeld:
“Het spijt me, maar het is me nog niet helemaal duidelijk. Zit het nu zo dat …”
“Bedoelt u nu dat…”

Zoals je ziet probeer je bij doorvragen samen te vatten wat jij denkt dat de ander gezegd heeft.

Wat je niet moet vragen

Vraag niet naar zaken die al in de vacature staan. Vraag ook liever niet naar zaken die op de website van het bedrijf of in het jaarverslag staan, want ook die had je al kunnen weten, maar dit hangt van de functiezwaarte af.

Het kan voorkomen dat je niet voldoet aan de eisen voor wat betreft opleiding en ervaring, maar het is niet zo handig om daar nu al over te beginnen.

Maar aan de andere kant, als het harde eisen zijn, bespaar je elkaar wel tijd en energie als je dat direct van elkaar te weten komt. Je kunt proberen er naar te vissen (“opleidingsdiversiteit en -niveau van de andere teamleden…?”)

Vaak wordt afgeraden om naar auto, salaris, vakantiedagen, etc. te vragen omdat dat gesprekstof voor volgende sollicitatieronden is. Maar als het belangrijke informatie voor jou is om te bepalen of je wel wílt solliciteren, vraag er dan wel naar. Geef eventueel de reden dat je ernaar vraagt. Dat komt waarschijnlijk alleen maar verstandig over!

Vraag dan niet naar expliciete gedetailleerde informatie, maar naar globale richtlijnen. Dus niet welk merk auto, maar óf bij deze functie een “auto van de zaak” gebruikelijk is.

Bij een parttime baan wil je bijvoorbeeld wel weten of het vaste dagen betreft, of dat er af en toe geschoven kan worden. Die informatie heb je immers nodig om je activiteiten in andere dagen te plannen.

Vergeet niet te luisteren

Zeker als ze zenuwachtig zijn, hebben veel mensen de neiging om teveel te praten. Bij alles geldt: luister goed naar wat er geantwoord wordt.

Ook is het helemaal niet erg om een stilte te laten vallen, des te meer kans dat de ander doorpraat. Je komt dan open en geïnteresseerd over. En jij hebt wat tijd om na te denken.

Wil je je interviewkunsten verbeteren, schroom niet om het gesprek gewoon op te nemen. Veel PC’s, telefoons, antwoordapparaten of mp3-spelers kunnen gesproken tekst opnemen!

Als je jezelf terughoort is dat ten eerste razend leerzaam én je kunt je tijdens het gesprek meer ontspannen omdat je niet bang hoeft te zijn dat je namen of informatie vergeet.

Heb je antwoord op wedervragen?

Je hebt je goed verdiept en goed voorbereid in het bedrijf en de functie. Dan is de kans erg groot dat het een prettig informatief telefoongesprek wordt. Voor beide zijden, want de ander zal ook geïnteresseerd raken in jou.

Wees daarop voorbereid! Welke vragen kunnen ze je mogelijk stellen en wat zou je daarop antwoorden? (Kijk ook alvast bij: ‘Zo overtuig je met argumenten in je sollicitatiebrief’ )

De vacature vertalen: wat wil de werkgever? Eerste telefoongesprek: voorbeeldvragen